Nutzung und Einrichtung

Eine Zoom-Meeting wird von einem Moderator (Host) eingerichtet. Dieser muss sich im Zoom-Browser-Backend angemeldet haben. Alle Teilnehmer*innen benötigen lediglich eine Meeting-URL. Beim Anklicken des Links wird automatisch eine Clientsoftware geladen und installiert (einmalig).

Alternativ dazu können Sie die Meeting ID direkt in die Zoom-App eingeben.

Über das Zoom-Browser-Backend erfolgt dann die Einrichtung des Meeting-Raums (Titel, Beschreibung, Datum, Uhrzeit…). Im Anschluss kann ein Meeting sofort gestartet werden durch Klick auf den Button “Starten der Sitzung. Die Befehle zur Bedienung sind leicht zu finden und selbsterklärend.

Am besten schicken Sie Ihren Studierenden diesen Link: https://support.zoom.us/hc/de/articles/201362193-Wie-nehme-ich-an-einem-Meeting-teil-. 

Zusätzlich können Sie folgendes Video verschicken oder auf Ihrer Moodleseite einbinden: https://www.youtube.com/watch?v=hxa9wip7AvM

Um ein Zoom-Meeting anzulegen, loggen Sie sich in's Zoom-Browser-Backend (SSO) ein. Dort können Sie neue Meetings anlegen, diese verändern oder löschen.
Sie können dort Titel, Beschreibung, Datum und Uhrzeit angeben.

Wichtige Meetingraum Optionen

Datum und Uhrzeit

Einmaliges Meeting:

Wenn Sie ein einmaliges Meeting erstellen, dann geben Sie Datum und Uhrzeit an.

Wiederholdendes Meeting/Terminserie:

Wenn Sie die Checkbox "wiederholendes Meeting" auswählen, können Sie eine Terminserie (z.B. wöchentlich, Montags, 9:00 Uhr) auswählen.

Tipp: Sie müssen nicht für jedes einzelne Meeting ein neues Meeting anlegen. Wenn Sie ein Meeting ohne Zeitangabe verwenden wollen, wählen Sie "wiederholendes Meeting" aus und wählen im Dropdown-Menü "Wiederkehr" "keine bestimmte Zeit" aus.

Unabhängig davon, ob Sie eine bestimmte Zeit, oder eine Terminserie oder gar keine Zeit auswählen: Der Meeting-Link ist dauerhaft gültig.

Warteraum

Wenn Sie den Warteraum aktivieren, dann kommen nur Teilnehmer in den Raum, die Sie als Host reinlassen. Damit können Sie kontrollieren, wer in den Raum kommen darf. Bedenken Sie aber, dass manche Teilnehmer auch später kommen oder diese sich neu einwählen müssen.

Sie müssen dann während Ihrer Präsentation immer den Warteraum beobachten, ob dort noch jemand wartet.

Nur berechtigte User können teilnehmen (neu)

Damit können Sie festlegen, dass  nur Teilnehmer zugelassen werden, die entweder bei Zoom angemeldet sein müssen oder Angehörige der Hochschule Augsburg sein müssen. Dadurch können Sie einen anonyme Teilnahme verhindern. Beachten Sie jedoch, dass auch viele Studierende nicht bei Zoom angemeldet sind (obwohl sie es kostenlos könnten.)

Vorsicht: Wenn Sie diese Option auswählen, dann müssen Sie das im Vorfeld mit Ihren Studierenden darüber informieren, dass diese angemeldet sein müssen damit sie am Meeting teilnehmen können (siehe Zoom-SSO-Login)

Beitritt vor Moderator aktivieren

Hier können Sie zulassen, dass die Teilnehmer schon vor dem Host in den Meetingraum dürfen.

Teilnehmer beim Beitritt stummschalten

Diese Option ist - besonders bei großen Gruppen - sehr zu empfehlen. Die Teilnehmer sind nur zu Beginn stummgeschaltet. Sie können jedoch selbständig ihr Mikrofon aktivieren. Falls Sie das nicht wünschen, können Sie dies mit dem Sicherheitsbutton verhindern.  

Vorauswahl der Breakout-Räume

Hier können Sie bereits im Vorfeld verschiedene Breakouträume anlegen und diesen sprechende Namen geben. Wenn Sie festgelegte Teilnehmer haben, können Sie diese auch auf die Räume verteilen.

Alternative Moderatoren

Wenn Sie einen Raum mit anderen Moderatoren teilen möchten, können Sie hier Alternative Moderatoren angeben. Diese müssen ein Zoom-Konto der Hochschule haben. Alternative Hosts können dann ebenfalls dieses Meeting leiten.
Beachten Sie jedoch, dass der Meetingraum-Ersteller nur einen Raum zur gleichen Zeit offen haben kann. Wenn Sie parallel einen zweiten Raum öffnen, wir der erste geschlossen!

Gutes Mikro: Bei Videokonferenzen lohnt es sich, ein gutes Mikro zu wählen, d.h. auf jeden Fall sollte man statt des eingebauten Mikros ein externes Mikro anschließen, z.B. ein Headset.

Profilbild und echter Name: Stellen Sie als Moderator*in ein Profilbild und Ihren echten Namen ein. Solche Kleinigkeiten erleichtern das digitale Leben.

Stummschaltung

Schalten Sie die Mikros aller Teilnehmer*innen zu Beginn der Sitzung stumm und erklären Sie, dass man am besten nur für die Dauer des Redebeitrags das eigene Mikro einschaltet. Sie können das in dem Fenster "Teilnehmer" tun (sowohl für alle als auch für einzelne Teilnehmer):

In den Einstellungen für ein Meeting kann man einstellen, dass neue Teilnehmer zu Beginn automatisch stumm geschaltet sind.

Bei einer laufenden Sitzung haben Sie folgende Leiste am unteren Fensterrand (wenn Sie verschwindet, müssen Sie die Maus bewegen). Ihr eigenes Mikro und Ihre eigene Kamera schalten Sie durch einen einfachen Klick auf die zwei Buttons links ein oder aus.

Aufzeichnen eines Meetings

Nur der/die Moderator:in kann aufzeichnen. Gäste dürfen dies nur, wenn der Moderator es freigibt. Wir die Sitzung aufzeichnet sehen alle ein rotes Leuchtzeichen in einer Ecke. Wir empfehlen, die Teilnehmer:innen immer auf Aufzeichnungen hinzuweisen und darauf, wie die Aufzeichnung verwendet wird. Der Moderator entscheidet zu Beginn der Aufzeichnung, ob das Meeting auf dem eigenen Rechner oder in der Cloud (bei Zoom) gespeichert wird. Wenn Sie das Meeting auf dem Rechner speichern, finden Sie es im Ordner Dokumente/Zoom. In den Meetingraum-Einstellungen können Sie  einstellen, dass eine Aufnahme automatisch startet (weil man das leicht vergisst).

Der Chat bietet eine einfache, nonverbale Kommunikation an. Damit Sie das Chatfenster sehen können, müssen Sie es mit dem Button unten anzeigen. Behalten Sie unbedingt den Chat im Auge, öffnen Sie das entsprechende Fenster direkt nach Beginn und klicken Sie es immer wieder nach vorn. Die Erfahrung zeigt, dass sich bei großen Gruppen wenige trauen, sich zu Wort zu melden, dies aber im Chat viel leichter fällt. Umgekehrt ist es für User frustrierend, wenn ein Chat zur Verfügung steht, dieser aber ignoriert wird.

Im Chatfenster können Sie den Chat speichern und steuern. Wenn Sie merken, dass die Studierenden den Chat mit unwichtigen Dingen füllen, können Sie ihn z.B. ganz ausschalten oder nur Nachrichten an den Host erlauben (also an Sie).

Wir alle kennen die Kachelansicht der Teilnehmer:innen in Zoom. Vielleicht wissen auch viele, dass man mit Pin eine Kachel fixieren kann (Klick auf die drei Pünktchen rechts oben in der Kachel). Dieses Pin gilt nur für einen selbst, nicht für die anderen.

Seit neuestem kann man mit Spotlighting auch für alle Teilnehmer:innen bestimmte Kacheln in den Vordergrund rücken, z.B. wenn man eine:n Gastsprecher:in in die Hauptansicht stellen möchte oder die Specher:innen einer Paneldiskussion. Die Ansteuerung erfolgt - ähnlich wie beim Pin - über die drei Pünktchen in der jeweiligen Kachel und dann "Spotlight" oder "Fokussieren" (je nach Spracheinstellung). Ein weiterer wichtiger Anwendungsfall ist das Einblenden einer Person zum Gebärdensprachdolmetschen für gehörlose Zuschauer:innen.

Die Funktion Spotlighting gibt es ab Zoom-Version 5.2.2. Nur Host oder Co-Host können das Spotlighting einrichten oder ändern.

Sie können natürlich Ihren Desktop mit den Teilnehmer:innen teilen und dann z.B. Ihre Folien zeigen oder eine Software demonstrieren. Etwas Übung erfordert das Zurückkehren in den Modus ohne Bildschirmfreigabe. Am besten vorher üben. Dokumentation Bildschirmfreigabe

Bei großen Veranstaltungen ist es wichtig, dass Sie den Teilnehmern nicht gestatten, den Bildschirm freizugeben. Dazu müssen Sie in der Sitzung auf „erweiterte Freigabeoptionen“ klicken:

Gestatten Sie nur dem Host (also sich selbst) die Bildschirmfreigabe:

 Annotationen

Über die Funktion „Reaktion“ (ganz rechts in der Kontrollleiste unten) können die Teilnehmer*innen virtuell applaudieren oder andere Emotionen zeigen.

Neu: Seit Kurzem sind auch die Icons, die früher unter Teilnehmerliste angezeigt wurden hier untergebracht:

Dieses Icon erscheint dann über dem Bild des/der Teilnehmers/in. Weisen Sie Ihre Studierenden doch auf diese Möglichkeit hin, um während oder am Ende der Sitzung Feedback zu bekommen.

So sieht die Aktivierung in den (allgemeinen) Einstellungen aus (Dokumentation):

Umfragen sind ein hervoragendes Mittel um Ihre Teilnehmer zu aktivieren.
Sie können z.B.

• Feedback einholen, ob ein Thema verständlich war
• Über Themen abstimmen lassen
• eine Einschätzung von ++ bis -- zu einem Thema einholen

Sie können für Ihre Meetings Multiple-Choice-Fragen erstellen. Diese Funktion müssen Sie vor dem Meeting in Ihren Einstellungen aktivieren. Sie können die Umfrage während Ihres Meetings starten und die Antworten Ihrer Teilnehmer sammeln. Sie können einen Bericht über die Abstimmung nach der Besprechung herunterladen. Umfragen können anonym durchgeführt werden.  Dokumentation Umfragen

Hier ein Beispiel von einer selbst erstellten anonymen Umfrage mit 4 Fragen (die Antwortskala muss bei jeder Frage selbst definiert werden):

Breakout-Räume bieten eine gute Möglichkeit, eine Lehrveranstaltungen in Kleingruppen aufzuteilen. Diese Gruppen können dann in eigenen Räumen einzelne Fragen und Themen bearbeiten. Besonders gut lassen sich diese Gruppenräume mit kollaborativen Dokumenten in der Nextcloud kombinieren.  

Jedes Zoom-Meeting kann in bis zu 50 separate Breakout-Räume aufgeteilt werden. Der Host kann die Studierenden in separate Räume aufteilen und jederzeit zwischen diesen Räumen wechseln. Für die Einteilung zu den Breakout-Räumen stehen vier Möglichkeiten zur Verfügung:

• automatisch (zufällig)
• manuell
• per vorab hinterlegter Liste (etwas aufwändiger)
• oder die Teilnehmer wählen selbst ihren Raum aus.

Bei allen Optionen gibt man die Anzahl der Breakout-Räume vor (z.B. 5). Im Modus "automatisch" werden dann die Studierenden zufällig auf die Räume verteilt (z.B. bei 50 Studierenden und 5 Räumen 10 Personen pro Raum). Die Zufallsauswahl kann man beliebig oft wiederholen und auch durch direkten Eingriff verändern (Personen verschieben). Im Modus "manuell" sind die Räume nach Erstellung leer und man schiebt die Personen einzeln in die Räume. Der Modus "Teilnehmer wählen selbst" ist besonders interessant, denn hier werden die Räume angelegt und die Teilnehmer:innen können dann selbst entscheiden, in welchen Raum sie gehen und natürlich können sie jederzeit wechseln. Dies eignet sich z.B. auch für Pausenräume oder Gruppenarbeitsformate wie Infomarkt, Postersession, World Café oder Speed-Dating (Experteninterview).

In der Lehre können Breakout-Räume für Gruppenarbeiten oder auch für den informellen Austausche zwischen Studierenden genutzt werden. Auch 1-zu-1-Gespräche (z.B. zwischen Lehrenden:r und Studierende:n) innerhalb einer größeren Sitzung sind so möglich.

Erste Schritte mit Breakout-Räumen

Verwaltung von Breakout-Räumen

Hier eine Kurzdarstellung von Zoom:

Hier eine etwas ausführlichere, schöne Erklärung: